AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS

AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS – DC CARGO WORLDWIDE S.A.S NIT 901.473.837-5

De conformidad con lo regulado por las Leyes 1266 de 2008, 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás normas que las reglamenten o las modifiquen, actuando de manera libre, previa, expresa, inequívoca, informada y voluntaria autorizo a DC CARGO WORLDWIDE S.A.S. sus filiales, vinculadas y/o subordinadas, o quien represente sus derechos, bien sea como cesionario, beneficiario o quien ostente en el futuro la condición de acreedor o en cualquiera otra condición, quienes actuarán como responsables del tratamiento, para que de forma directa, conjunta o de terceros, manual y/o automatizada, realicen el tratamiento de mis datos financieros o personales, salvo que exprese lo contrario, para:

1. Recolectar, almacenar, consultar, analizar, verificar, confirmar, validar, investigar, procesar, obtener, actualizar, compilar, intercambiar, enviar, modificar, emplear, custodiar, eliminar, ofrecer, suministrar, grabar y conservar los datos suministrados o que se lleguen a obtener.
2. Entregar, compartir, transferir o transmitir nacional o internacionalmente a contratistas o terceras personas nacionales o extranjeras, con quienes establezcan relaciones comerciales, legales o contractuales, con las entidades pertenecientes a su conglomerado, el estado, empresas vinculadas, filiales o subsidiarias en Colombia y los terceros que apoyan sus operaciones comerciales o de cualquier otra naturaleza, públicos o privados.
3. Acceder, consultar, comparar, divulgar, reportar, suministrar y analizar la información almacenada en bases de datos de centrales de riesgo crediticio, bases comerciales, financieras, de seguridad social, redes sociales, listas inhibitorias, listas o bases para el adecuado manejo del Riesgo de Lavado de activos, financiación del terrorismo, listas vinculantes y no vinculantes, o de seguridad y ciberseguridad legítimamente constituidas, de naturaleza estatal o privada, nacionales o extranjeras que tenga los mismos o similares fines, o en cualquier base de datos comercial o de servicios que permita establecer de manera completa e histórica el comportamiento como titular de servicios financieros, comerciales, fiscales, o de cualquier otra índole.
4. Consultar, solicitar, verificar la información relacionada con los activos, bienes, derechos u obligaciones derivadas de la actividad económica, contenidas en bases de datos de entidades públicas o privadas, nacionales o extranjeras.
5. Solicitar a los Operadores de Información del PILA, Seguridad Social en Salud, Fondos Administradores de Pensiones o Cesantías, Riesgos Laborales, y a éstos a su vez para que le suministren a los responsables del tratamiento, o quien haga sus veces, datos personales o sensibles relacionados con la afiliación y pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, tales como ingreso base de cotización, reportes, pagos y datos relacionados con mí situación laboral y empleador.

Las finalidades del tratamiento de los datos son, entre otras, para:

(XIII) Cumplir obligaciones legales, atender mis ejercicios de derechos, realizar defensa judicial o administrativa de los responsables de tratamiento, atender requerimientos de las Autoridades, salvaguardar el interés público.

(XIV) En mí calidad de padre, madre, tutor, apoderado o representante de un menor de edad, autorizo el tratamiento de sus datos según las finalidades comunicadas, cuando se trate de información personal de niños, niñas y adolescentes, manifestando que he obtenido de forma razonable su voluntad o consentimiento para otorgar la presente autorización.

De manera libre e informada manifiesto que he sido informado sobre el sistema biométrico como herramienta de identificación, verificación y reconocimiento de identidad, razón por cual autorizo a los responsable el tratamiento de mis datos biométricos y/o sensibles para capturar, almacenar, consultar, enviar, procesar, tratar y compartir con terceros nacionales o extranjeros que apoyen las operaciones relacionadas con el manejo de datos sensibles, con la finalidad de: (I) verificación y reconocimiento de identidad; (II) ser aportados como medio de prueba; (III) firmar electrónicamente contratos, seguros, garantías y/o títulos de deuda, soporte de transacciones y documentos que se requieran en virtud de la vinculación o contratación de productos o servicios de DC CARGO WORLDWIDE S.A.S.; (IV) consultar mí información en la base de datos de la Unidad para las Victimas o aquella que haga sus veces.

Declaro bajo la gravedad de juramento la titularidad de los datos registrados y/o que cuento con la autorización para el efecto; que la información suministrada por mí y la que en el futuro suministre a DC CARGO WORLDWIDE S.A.S., a través de cualquier medio, es veraz, actual, verificable, completa y exacta, así como que cuento con las autorizaciones de tratamiento de datos de los terceros de los que suministre información DC CARGO WORLDWIDE S.A.S. Igualmente, manifiesto que he sido informado de forma clara y expresa de lo siguiente:

1. Del tratamiento que recibirá mí información personal y las finalidades de este.
2. Que me fue informado el tratamiento de mis datos sensibles, tales como las huellas, rostro, voz, firma, iris, datos de salud, datos de menores de edad, condición de víctima, datos biométricos, georreferenciación, fotos, videograbaciones; de la facultad que tengo de abstenerme de responder preguntas sobre datos sensibles, o de niños, niñas y adolescentes, y que no estoy obligado a autorizar su tratamiento, por lo que libremente autorizo su tratamiento.
3. Que se me ha puesto a disposición y he leído las políticas para el manejo de mí información personal a través de la página web www.dccargo.co en la cual también puedo consultar el procedimiento para elevar cualquier solicitud, petición queja o reclamo.
4. Que tengo derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales proporcionados, a solicitar prueba de esta autorización, a solicitar información sobre el uso que se le ha dado a mis datos personales, a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el uso indebido de mis datos personales, a revocar esta autorización o solicitar la supresión de los datos personales suministrados y a acceder de forma gratuita a los mismos.
5. Que puedo contactar a DC CARGO WORLDWIDE S.A.S. En los teléfonos 601 390 5772 en Bogotá y en la página web www.dccargo.co

POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS”

TABLA DE CONTENIDO

MARCO NORMATIVO
CAPÍTULO PRIMERO: ASPECTOS PRELIMINARES
1.1 INTRODUCCIÓN
1.2 GLOSARIO
1.3 OBJETIVOS DE LA POLÍTICA
1.4 ÁMBITO DE APLICACIÓN

2. CAPÍTULO SEGUNDO: PRINCIPIOS
   a. Principio de legalidad:
   b. Principio de libertad:
   c. Principio de finalidad:
   d. Principio de veracidad o calidad:
   e. Principio de transparencia:
   f. Principio de acceso y circulación restringida:
   g. Principio de seguridad:
   h. Principio de confidencialidad:

CAPÍTULO TERCERO: AUTORIZACIONES
3.1 MODO DE OBTENER LA AUTORIZACIÓN
3.1.1. AUTORIZACIÓN DE TITULARES MAYORES DE EDAD.
3.1.2. AUTORIZACIÓN DE TITULARES MENORES DE EDAD
3.2 CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN
3.3 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

CAPÍTULO CUARTO: DERECHOS DE LOS TITULARES
4.1 PERSONAS FACULTADAS PARA EJERCER LOS DERECHOS
4.2 RELACIÓN DE DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
4.3 AVISO DE PRIVACIDAD

CAPÍTULO QUINTO: DEBERES DEL RESPONSABLE
5.1 DEBERES DE DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS”
CUANDO ACTÚE COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

CAPÍTULO SEXTO:
ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
6.1 CANALES HABILITADOS
6.2 PROCEDIMIENTO

CAPÍTULO SÉPTIMO UTILIZACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES.
7.1 USO DE DATOS PERSONALES
7.2 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
7.3 FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

CAPÍTULO OCTAVO VIGENCIA.
8.1 FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS DE PROTECCIÓN
Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

CAPÍTULO NOVENO: ANEXOS

POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS”

DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS”, con Nit.: 901.473.837-5, persona jurídica, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, necesarios para el ejercicio de su objeto social, expide las presentes políticas de protección y tratamiento de datos personales, aplicables para toda la comunidad en general, de conformidad con la normatividad vigente en Colombia.

MARCO NORMATIVO

• Constitución Política de Colombia, Artículo 15.
• Ley 1581 de 2012
• Decretos Reglamentarios 2184 de 2012, 1377 de 2013 y 886 de 2014.
• Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Jurisprudencia Corte Constitucional
• Circulares y Conceptos Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia.

CAPÍTULO PRIMERO:
ASPECTOS PRELIMINARES

1.5 INTRODUCCIÓN

El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia consagra el Derecho Fundamental del Habeas Data o autodeterminación informática, otorgando a los titulares de la información las facultades para “conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos” e imponiendo el deber de que se respete por parte de los responsables del tratamiento, la libertad y demás garantías constitucionales en el tratamiento de datos personales.

Con el fin de dar desarrollo normativo a la norma constitucional, el 18 de octubre del 2012, el Congreso de la Republica de Colombia expidió la Ley Estatutaria 1581 del año 2012, Por la cual se “dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” que son de obligatorio cumplimiento para todas las personas naturales o jurídicas que recauden y traten datos personales.

Dentro de las obligaciones impuestas por la citada ley a los responsables del tratamiento de datos personales, se establece la necesidad de adoptar una política de tratamiento de datos personales que consagre los principios, deberes, derechos, mecanismos de protección y en general todos los aspectos que deban ser tenidos en cuenta por los involucrados en esta actividad.

DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS” es responsable del tratamiento de datos personales que resultan indispensables para el ejercicio de su objeto social, en especial en lo referente a El desarrollo de cualquier acto lícito de comercio, sin perjuicio de lo cual se dedicará especialmente a la ejecución de las siguientes: La sociedad tendrá como objeto principal, a comercialización de los servicios a la carga de importación, desde su embarque en origen, hasta su entrega en destino y a la carga de exportación, en todo lo relacionado a los preparativos y coordinación logística para hacer los despachos; la coordinación de los cargues y descargues, almacenamientos, distribución física, manejo portuario, adecuación y limpieza de las unidades de carga, traslados, transporte terrestre y aéreo, dentro y fuera del país. Representación de operadores portuarios, líneas aéreas o marítimas, agentes navieros, consolidadores de carga, almacenes generales de depósitos de aduana, trasportadores terrestres, terminales marítimas y terrestres, inclusive la subcontratación de operadores de transporte multimodal, nacional e internacional, sociedades de intermediación aduanera y de cualquiera de los actores anteriormente descrito si es necesario. La atención, consultoría y asesoría en comercio exterior y aduanas, distribución física internacional, elaboración de proyectos de exportación de infraestructura portuaria, estudios de mercadeo internacional. Podrá efectuar operaciones de comercio exterior y orientar sus actividades hacia la promoción y comercialización de productos colombianos en los mercados externos, bien sea que los adquiera en el mercado interno o que los produzca directamente en desarrollo de estas actividades, es así como recopila datos personales de clientes, proveedores, trabajadores y sus familias y contratistas. Lo anterior impone la necesidad de expedir e implementar la presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales para DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS”, que serán de obligatorio cumplimiento para todos y a través de la cual se sustituyen las anteriores versiones que fueron implementadas con esta misma finalidad.

1.6 GLOSARIO

a) Acceso Restringido: Nivel de acceso a la información limitado a parámetros previamente definidos. DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS” no hará disponibles datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas.

b) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular o sus tutores legales, para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto
de Tratamiento;

d) Calidad del Dato: El dato personal sometido a tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS” deberá abstenerse de someterlo a Tratamiento, o solicitar a su Titular la completitud o corrección de la información.

e) Circulación Restringida: Los datos personales sólo serán tratados por aquel personal de LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con autorización o no hayan sido habilitados por DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS” para tratarlos.

f) Confidencialidad: Elemento de seguridad de la información que permite establecer quienes y bajo qué circunstancias se puede acceder a la misma.

g) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Por ejemplo, nombre, documento de identidad, el lugar de nacimiento, estado civil, edad, lugar de residencia, trayectoria académica, laboral, o profesional. Puede tratarse también de información más sensible, como es el estado de salud, sus características físicas, ideología política, vida sexual, entre otros aspectos. Dentro de este concepto se incluyen además las imágenes fotográficas y videos representativos de las personas;

h) Derecho De Los Niños, Niñas Y Adolescentes: En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Sólo podrán tratarse aquellos datos que sean de naturaleza pública.

i) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

j) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

k) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

l) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

1.7 OBJETIVOS DE LA POLÍTICA

DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS”, en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, promueve a través de la presente política, que esta actividad se desarrolle respetando los derechos fundamentales de los Titulares y los preceptos legales en la materia.
Se persigue con la expedición de la presente Política el conocimiento de las condiciones en que se debe desarrollar el Tratamiento de Datos Personales por parte de los Titulares, incluyendo, pero sin limitarse a sus derechos y los mecanismos dispuestos para el ejercicio de los mismos.

1.8 ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política cobijará a los datos personales, información y archivos registrados en las Bases de Datos de DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS”, susceptibles de tratamiento, en virtud de las relaciones contractuales o de servicios sostenidos o que se hayan sostenido entre los titulares de la información y la empresa, incluyendo clientes, trabajadores, contratistas, proveedores y cualquier otra persona natural o jurídica Titular de información recaudada por DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS”.

CAPÍTULO SEGUNDO
PRINCIPIOS

2.1 DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS” aplicará los principios que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:

a. Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.

b. Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular o su tutor legal. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

c. Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS”, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.

d. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e. Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de la academia, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

f. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles al público en general, a través de Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizado, o que exista autorización expresa para su divulgación o uso público por parte del Titular o sus tutores legales. Para estos propósitos la obligación de la empresa DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS” será de medio.

g. Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por la empresa DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS”, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su dulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado. Estas medidas serán adaptadas según corresponda a Bases de Datos automatizadas o físicas.

h. Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones.

CAPÍTULO TERCERO
AUTORIZACIONES

3.1 MODO DE OBTENER LA AUTORIZACIÓN

3.1.1. AUTORIZACIÓN DE TITULARES MAYORES DE EDAD.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, para el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, a través de medios físicos o electrónicos (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

3.1.2. AUTORIZACIÓN DE TITULARES MENORES DE EDAD

Para todos los casos de Tratamiento de Datos Personales de menores de edad, será indispensable la autorización escrita del tutor o tutores legales en los términos dispuestos en el numeral anterior.
En este caso no aplica la autorización mediante conductas inequívocas del Titular, salvo que se trate de mayores de 14 años.

3.2 CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

• Entrega de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Tratamiento de Datos de naturaleza pública.
• Tratamiento en otros eventos previstos en la Ley 1581 de 2012 o sus decretos reglamentarios.

3.3 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los Titulares podrán en todo momento solicitar al responsable o encargado la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, por los canales informados en la presente Política.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual vigente de permanecer en la Base de Datos.

CAPÍTULO CUARTO
DERECHOS DE LOS TITULARES

4.1 PERSONAS FACULTADAS PARA EJERCER LOS DERECHOS

Los derechos de los Titulares de la información, podrán ejercerse por las siguientes personas:

• Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro.

En caso de Titulares menores de edad, los facultados para el ejercicio de sus derechos serán los tutores legales en forma individual o conjunta, o las autoridades competentes.

4.2 RELACIÓN DE DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

Sin perjuicio de lo establecido en la ley, Los titulares contarán con los siguientes derechos:

A) Los titulares de la información podrán acceder a los datos personales que estén bajo el control de la empresa DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS” cuando actúe como responsable de la información, y ejercer sus derechos sobre los mismos. El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales.

B) Cuando así lo requiera el Titular o cuando la empresa DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS” como Responsable haya podido advertirlo, podrá solicitar información, actualización o rectificación de los datos contenidos en las bases de datos, de tal manera que satisfaga los propósitos del tratamiento.

C) Acudir sin limitación alguna, ante la persona o área designada por la empresa, que asuma la función de contacto en materia de datos personales.

D) Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando dicha autorización sea requerida conforme lo previsto en la Ley 1581 de 2012.

E) Acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio para presentar quejas por violación de las normas sobre tratamiento de datos personales, una vez se haya agotado el procedimiento pertinente ante DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS”.

4.3 AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de privacidad a través del cual DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS” le informará a los Titulares sobre la existencia de las políticas de tratamiento de información que les serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que pretenda dar a sus datos personales, estará publicado de manera física en las instalaciones de la empresa de manera permanente y en su página web.

CAPÍTULO QUINTO
DEBERES DEL RESPONSABLE

5.1 DEBERES DE DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS” CUANDO ACTÚE COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

La empresa DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS”, cuando actúe como Responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares de la información.

k. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

l. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

m. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

n. Registrar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las Bases de Datos de las que sea Responsable.

CAPÍTULO SEXTO
ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

6.1 CANALES HABILITADOS

El titular cuando considere que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán ejercer sus derechos y presentar un reclamo ante DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS” en las instalaciones ubicadas en la Calle 24 B # 75-80, Bogotá D.C, o al correo electrónico info.dccargo@gmail.com.

6.2 PROCEDIMIENTO

El Titular, sus tutores legales o causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
   Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá antenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo con el lleno de los requisitos establecidos en el numeral 1. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

CAPÍTULO SÉPTIMO
UTILIZACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES.

7.1 USO DE DATOS PERSONALES

Según el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que se tenga de ellas en las centrales de datos.
En la empresa DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS”, contamos con una regulación especial sobre la Protección de los Datos de nuestros clientes, y definimos procesos institucionales que buscan garantizar la confianza, seguridad y calidad en el uso de la información.
Para ello la empresa recibe, registra, conserva, modifica, reporta, consulta, entrega, comparte y elimina información con la autorización del titular de la misma.
Los datos nos permiten ofrecer y suministrar información de los productos y servicios para consultar, reportar y actualizar ante los operadores de información; actualizar el estado de las relaciones contractuales, dar cumplimiento a las obligaciones pactadas, prevenir el riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, brindar información ante aseguradoras de los seguros tomados, vigilar mediante sistema de circuito cerrado la seguridad de nuestros clientes, usuarios, proveedores, trabajadores y contratistas, trabajar temas de mercadeo y publicidad con nuestros aliados estratégicos, nutrir nuestras redes sociales con la información necesaria para su correcta aplicación, y otorgar a las autoridades la información que requiera para la prestación del servicio, entre otras. Todo lo anterior respetando el derecho de habeas data del que son titulares nuestros vinculados, y fortaleciendo las relaciones con nuestros proveedores mediante acuerdos de confidencialidad y cláusulas de seguridad de la información.

7.2 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS” realizará el tratamiento de la información cumpliendo con la presente Política y además se regirá por los siguientes parámetros:

a. Los Datos Personales solo serán Tratados por aquellos Trabajadores o Colaboradores de la empresa que cuenten con el permiso para Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales de DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS” que cuenten para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades.

b. Todo Dato Personal que no sea Dato Público se tratará por la DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS” como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y la empresa haya finalizado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de acuerdo con lo dispuesto en la presente Política.

c. Los Datos Personales solo podrán ser tratados durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su tratamiento lo justifique.

d. DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS” será más riguroso en la aplicación de las políticas de tratamiento de la información cuando se trate del uso de datos personales de los niños, niñas y adolescentes asegurando la protección de sus derechos fundamentales y su interés superior.

e. DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS” podrá́ intercambiar información de Datos Personales con autoridades gubernamentales o publicas tales como autoridades administrativas, de impuestos, organismos de investigación y autoridades judiciales, cuando la soliciten en ejercicio de sus funciones.

f. Los Datos Personales sujetos a tratamiento deberán ser manejados proveyendo para ello todas las medidas tanto humanas como técnicas para su protección, brindando la seguridad de que ésta no pueda ser copiada, adulterada, eliminada, consultada o de alguna manera utilizada sin autorización o para uso fraudulento.

g. Cuando finalice alguna de las labores de tratamiento de Datos Personales por los trabajadores, colaboradores o contratistas, y aun después de finalizado su vínculo o relación contractual con la empresa DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS”, éstos están obligados a mantener la reserva de la información.

h. DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS” divulgará en sus trabajadores, contratistas y comunidad en general, las obligaciones que tienen en relación con el tratamiento de Datos Personales mediante campañas y actividades.

7.3 FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

A continuación, se describen las finalidades del tratamiento que cubrirán al grupo de interés y a todos los titulares de información personal que, mediante su autorización previa, expresa e informada, sus datos serán recolectados, almacenados, usados, circulados y en general tratados para las finalidades que se relacionan en este documento.

a. Informar sobre cambios sustanciales en las políticas de tratamiento de la información de DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS”.

b. Responder a las consultas y reclamos que se realicen a través de cualquiera de los canales autorizados que DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS” ponga a disposición e indicados.

c. Establecer y gestionar la relación precontractual, contractual y pos-contractual de naturaleza comercial, laboral, civil, tributaria y cualquier otra que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS”.

d. Informar sobre los programas organizados por DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS” o por Terceros.

c. Presentar, comunicar y ofrecer productos y servicios que sean brindadas por DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS” y por terceros.

e. Confirmar la información personal que usted nos entregue mediante el cruce de la misma con bases de datos públicas, centrales y sistemas de prevención de riesgo, compañías especializadas, referencias y contactos.

d. Consultar y/o verificar su información en listas de controles Nacionales e Internacionales relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, actividades ilícitas o situaciones que reglamenta el código penal Colombiano.

e. Transferir y/o transmitir sus datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando éstos sean requeridos.

f. Monitorear a través de sistemas de video-vigilancia las actividades que se lleven a cabo en las instalaciones de DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS” , con el objeto de garantizar la seguridad de los bienes y las personas relacionadas con LA EMPRESA.

g. Establecer controles de acceso tecnológicos y físicos para mantener la seguridad en la infraestructura física de las instalaciones y aplicativos de DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS”.

h. Realizar análisis, estudios y/o investigaciones con fines estadísticos para toma de decisiones empresariales y/o estratégicas de la EMPRESA.

i. Eventualmente DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS” podrá compartir con terceros, algunos de sus datos personales de identificación, tales como nombre, apellido, cédula, número de teléfono celular o fijo, dirección de correo electrónico o dirección de domicilio.

j. Enviar a través de cualquier medio de comunicación, electrónico o físico, conocido o por conocerse, informaciones y notificaciones de carácter general, empresarial, comercial y/o de mercadeo, relacionadas con los servicios ofrecidos por DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS”.

k. Consultar su información para la realización de evaluaciones y/o seguimiento de la calidad del servicio recibido o entregado que permitan tomar decisiones.

l. Consultar su información para fines de realización de eventos y su retroalimentación.

m. Establecer y gestionar la relación laboral.

n. Incorporar los datos personales en las carpetas y archivos donde se relaciona la historia laboral e información personal del usuario, trabajador, cliente, contratista o proveedor.

o. Adelantar las afiliaciones a las que tiene derecho por ley el trabajador ante fondos de pensiones, EPS, administradoras de riesgos y cajas de compensación familiar.

p. Generar solicitudes que realice el trabajador relacionadas con su experiencia laboral.

q. Monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través de sistemas de video-vigilancia con la finalidad de controlar y fiscalizar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales en el espacio o puesto de trabajo.

r. Controlar el acceso (acceso a redes, archivos, entre otros) a instalaciones y activos de DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS”.

s. Utilizar los datos personales del trabajador y contratista para evaluar su desempeño, competencia y habilidades en el desarrollo de las funciones propias que le corresponden.

t. Asignar herramientas de trabajo, permisos, roles y usos en activos de información de DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS”.

u. Utilizar los datos de carácter personal de los trabajadores , usuarios, contratistas y proveedores, para realizar un correcto proceso de pago, descuento e informes relativos a la nómina y honorarios u otros pagos.

v. Realizar pagos a terceros, previa autorización de los trabajadores, usuarios, contratistas y proveedores.

CAPÍTULO OCTAVO
VIGENCIA.

8.1 FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

La presente política entra en vigencia a partir del día 01 de octubre de 2022 y sustituye las Políticas que se hubieren expedido anteriormente por la empresa DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS”.

CAPÍTULO NOVENO ANEXOS

Para la implementación de la presente Política, DC CARGO WORLDWIDE SAS “DC CARGO W SAS”, utilizará entre otros los siguientes formatos y cláusulas tipo, con el objeto de promover el cumplimiento de las normas legales en la materia.